Ofrex versorgt Unternehmen in der Schweiz seit 1953 mit allem, was Arbeitsplätze brauchen. Heute bündeln wir ein sehr breites und zugleich tiefes Sortiment in einem Shop, der für Beschaffung im Alltag gemacht ist. Als Richtgrösse stehen über eine halbe Million Produkte zur Verfügung, mit einer hohen Verfügbarkeit.
Sortiment
Unser Sortiment deckt die wesentlichen Bedarfsfelder im Arbeitsumfeld ab: Bürobedarf, Papier- und Druckerzubehör, IT-Zubehör und Peripherie, Betriebshygiene und Reinigung, Verpflegung für den Arbeitsplatz, sowie Büromöbel. Ergänzend führen wir zwei eigenständige, aber ineinandergreifende Leistungsbereiche: Drucksachen (Visitenkarten, Briefpapier, Formulare, Etiketten, Stempel) und Werbeartikel mit CI-konformer Personalisierung. Für Serienartikel mit häufigen Wechseln pflegen wir Ersatz- und Nachfolgeartikel, damit Bestellungen auch bei Sortimentswechseln stabil bleiben.
Beschaffungskonten
Unternehmen führen ein zentrales Konto mit Benutzer- und Rechteverwaltung. Typische Rollen sind Besteller, Freigeber und Administrator. Kostenstellen, Standorte und Lieferadressen werden getrennt gepflegt; Genehmigungen lassen sich pro Warenkorb verpflichtend schalten. Bei Bedarf kuratieren wir Sortimente je Standort oder Team, hinterlegen Sperr- und Pflichtartikel oder definieren CI-konforme Standardpositionen, damit Bestellungen schneller und einheitlicher werden.
E-Procurement
Viele Kundinnen und Kunden beziehen das Sortiment direkt aus ihren Beschaffungssystemen. Wir unterstützen PunchOut-Kataloge auf gängigen Plattformen wie Coupa, SAP Ariba, Onventis, Tradeshift, Veenion oder Newtron und sprechen die üblichen Protokolle (OCI, cXML). Klassische EDI/XML-Flüsse (z. B. OpenTrans) sind ebenso möglich. Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen werden elektronisch ausgetauscht; Kataloge können nach Standards wie UNSPSC/eCl@ss strukturiert werden. Ziel ist, Medienbrüche zu vermeiden und Buchungen sauber zu automatisieren.
Logistik
Lieferzeiten unterscheiden sich je nach Lieferweg. Lagerartikel gehen in der Regel sehr schnell in den Versand; bei Streckenlieferungen kommunizieren wir realistische Zeitfenster und Statusänderungen. Cut-offs sind lieferantenabhängig und werden bei Onboarding und Projektstart konkret festgelegt. Tracking-Informationen werden pro Speditionsunternehmen und Lieferant – wo vorhanden – bereitgestellt.
Das Kernsortiment mit hoher Drehzahl – etwa Papier, Toner/Tinte, Hygieneartikel, IT-Peripherie und Standard-Büromaterial – wird zentral bevorratet; weniger frequente oder sperrige Artikel disponieren wir je nach Klasse direkt ab Lieferantenlager als Streckenlieferung. Der Nachschub erfolgt über definierte Melde- und Sicherheitsbestände, die wir anhand realer Verbräuche und saisonaler Muster anpassen; Lieferzeiten sind pro Lieferant hinterlegt. Ein- und Auslagerungen sind barcodegestützt und rückverfolgbar, Bestands- und ETA-Informationen werden im Shop angezeigt. Für Rollouts, Rahmenverträge und wiederkehrende Bedarfe können projektbezogene Pufferbestände bzw. Abrufkontingente hinterlegt werden.
Drucksachen und Werbeartikel
Drucksachen und Werbeartikel laufen als separate Prozesse: klare Vorlagen, definierte Prüf- und Freigabeschritte, Muster auf Wunsch, CI-konforme Produktionsdaten, gebündelte Auslieferung an zentrale Stellen oder rollierend an Standorte. So lassen sich Relaunches und Nachproduktionen ohne Umwege abwickeln. Für wiederkehrende Positionen stehen Standards bereit, damit Bestellungen ohne Agenturzwischenschritt ausgelöst werden können.
Einlagerung von kundeneigenen Artikeln
Auf Wunsch lagern wir kundeneigene Ware als getrennt geführtes Bestandssegment mit eindeutiger Kennzeichnung auf Bin-Ebene und eigener Artikelnummernlogik. Wir übernehmen Wareneingang mit Ident- und Mengenprüfung, QS-Quarantäne bei Abweichungen, laufende Bestandsführung (FIFO/FEFO bei MHD-Pflicht), Inventuren nach vereinbartem Turnus sowie Pick/Pack/Versand gemäss SLA. Bestands- und Bewegungsdaten stellen wir tagesaktuell bereit; Mindest-/Meldebestände, Forecasts und Abrufkontingente definieren wir gemeinsam, damit Nachschub planbar bleibt. Verpackungs-, Handling- und Lagerentgelte werden transparent pro Palette/Behälter/Zeile abgerechnet; Versicherung und Haftung (z. B. gegen Feuer/Wasser/Diebstahl) sind vertraglich geregelt. Ausserbestandnahmen, Retouren und fachgerechte Entsorgung führen wir protokolliert durch, inklusive Chargen-/Seriennummernbezug, damit Compliance- und Audit-Anforderungen erfüllt sind.
Preise und Konditionen
Geschäftskunden erhalten Konditionen die auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Konditionen können wir pro Unternehmen, Standort oder Kostenstelle abbilden. Versandregeln und Mindestbestellwerte gestalten wir betriebswirtschaftlich sinnvoll und kommunizieren sie klar im Konto. Ziel ist, dass Budgetierung und Freigaben auf transparenten Informationen basieren und keine Überraschungen in der Abrechnung entstehen.
Reporting
Für Steuerung und Audit liefern wir Auswertungen zu Verbrauch und Sortiment, nach Organisationseinheiten und Zeiträumen gegliedert. Exporte für Finance/Controlling stellen wir in praxistauglichen Formaten bereit; wiederkehrende Reports senden wir periodisch. Bei Abweichungen von Zielkorridoren identifizieren wir Ursachen (z. B. Sortimentswechsel, Prozessänderungen, externe Faktoren) und schlagen Massnahmen vor, inklusive Fristen und Zuständigkeiten.
Support
Während des Einkaufs steht ein direkter Support zur Verfügung. Retouren laufen über einen einheitlichen RMA-Prozess; wo sinnvoll konsolidieren wir Rücksendungen mit Folgelieferungen. Bei Projektgeschäft bleibt ein fester Ansprechpartner verantwortlich – von der Bedarfserhebung bis zur Abnahme. Das reduziert Schleifen und sichert die Nachvollziehbarkeit.
Nachhaltigkeit
Unser Umweltmanagement ist nach ISO 14001:2015 zertifiziert. Wir arbeiten an Reduktion vor Kompensation: weniger Wege, passende Verpackungen, Wiederverwendung von Gebinden. Für unvermeidbare Emissionen wählen wir Projekte nach anerkannten Standards (u. a. Gold Standard, Verified Carbon Standard). Mehr zum Thema Nachhaltigkeit dazu findest Du hier.
Datenschutz und Sicherheit
Personen- und Bestelldaten werden nach Schweizer Recht verarbeitet; wo anwendbar, berücksichtigen wir die DSGVO. Zugriffs- und Berechtigungskonzepte, Protokollierung und regelmässige Prüfungen sind fester Bestandteil. Bei Integrationen mit Drittplattformen stellen wir technische und vertragliche Sicherungen bereit.
Onboarding
Der Start umfasst die Einrichtung des Unternehmenskontos, Übernahme von Adressen, Kostenstellen und Konditionen, sowie – falls gewünscht – die Anbindung an Dein Beschaffungssystem. Vor Go-live fahren wir einen kompletten End-to-End-Test von der Bestellung bis zur Rechnung. Danach läuft der Regelbetrieb; Anpassungen an Sortimenten, Workflows oder Reports setzen wir iterativ um.
