Dal 1953 Ofrex rifornisce le aziende in Svizzera con tutto ciò che serve ai posti di lavoro. Oggi raggruppiamo un assortimento molto ampio e allo stesso tempo profondo in un unico shop, progettato per gli acquisti quotidiani. Come riferimento, sono disponibili oltre mezzo milione di prodotti, con alta disponibilità. Attualmente spediamo diverse centinaia di migliaia di consegne all’anno a clienti B2B in tutta la Svizzera.
Assortimento
Il nostro assortimento copre i principali bisogni dell’ambiente di lavoro: cancelleria, carta e materiali di stampa, accessori e periferiche IT, igiene e pulizia, ristorazione sul posto di lavoro e arredamento per ufficio. Inoltre, offriamo due aree di servizi autonome ma complementari: stampati (biglietti da visita, carta intestata, moduli, etichette, timbri) e articoli promozionali con personalizzazione conforme alla CI. Per gli articoli di serie soggetti a frequenti cambiamenti, gestiamo articoli sostitutivi e successivi per garantire la continuità degli ordini.
Account di acquisto
Le aziende gestiscono un account centrale con amministrazione di utenti e diritti. I ruoli tipici sono acquirente, approvatore e amministratore. I centri di costo, le sedi e gli indirizzi di consegna vengono gestiti separatamente; le approvazioni possono essere rese obbligatorie per carrello. Se necessario, curiamo gli assortimenti per sede o team, impostiamo articoli bloccati o obbligatori o definiamo posizioni standard conformi alla CI per velocizzare e uniformare gli ordini.
E-Procurement
Molti clienti accedono all’assortimento direttamente dai loro sistemi di approvvigionamento. Supportiamo cataloghi PunchOut sulle principali piattaforme come Coupa, SAP Ariba, Onventis, Tradeshift, Veenion o Newtron e utilizziamo i protocolli standard (OCI, cXML). Sono possibili anche i flussi EDI/XML classici (ad es. OpenTrans). Ordini, conferme, bolle di consegna e fatture vengono scambiati elettronicamente; i cataloghi possono essere strutturati secondo standard come UNSPSC/eCl@ss. L’obiettivo è evitare interruzioni e automatizzare correttamente le registrazioni.
Logistica
I tempi di consegna variano a seconda del percorso. Gli articoli in stock vengono spediti molto rapidamente; per le consegne dirette comunichiamo finestre realistiche e aggiornamenti di stato. I cut-off sono dipendenti dal fornitore e vengono definiti durante l’onboarding e l’avvio del progetto. Le informazioni di tracking sono fornite per corriere e fornitore, ove disponibili.
L’assortimento principale ad alta rotazione – carta, toner/inchiostro, articoli di igiene, periferiche IT e forniture per ufficio standard – è stoccato centralmente; gli articoli meno frequenti o voluminosi sono gestiti direttamente dal magazzino del fornitore. Il rifornimento avviene tramite scorte di sicurezza e minimi d’allerta adattati in base ai consumi reali e ai modelli stagionali. Le entrate/uscite sono gestite tramite codice a barre e tracciabili; le informazioni di stock ed ETA sono mostrate nello shop. Per rollout, contratti quadro e bisogni ricorrenti possono essere definiti stock tampone o contingenti di prelievo.
Stampati e articoli promozionali
Stampati e articoli promozionali seguono processi separati: modelli chiari, fasi di controllo e approvazione definite, campioni su richiesta, dati di produzione conformi alla CI, consegne raggruppate a sedi centrali o distribuite alle filiali. Questo consente di gestire rilanci e ristampe senza passaggi intermedi. Per le posizioni ricorrenti sono disponibili standard, così da ordinare senza l’intervento di agenzie.
Stoccaggio di articoli del cliente
Su richiesta, immagazziniamo articoli dei clienti come segmento separato con identificazione chiara a livello di bin e logica di numerazione dedicata. Ci occupiamo di ricezione, controllo quantità e identità, quarantena QS se necessario, gestione continua delle scorte (FIFO/FEFO per prodotti con data di scadenza), inventari periodici e pick/pack/spedizione secondo SLA. I dati di stock e movimenti sono aggiornati giornalmente; scorte minime, forecast e contingenti vengono definiti congiuntamente. Le spese di stoccaggio, handling e imballo sono addebitate in modo trasparente. Assicurazione e responsabilità (es. incendio/acqua/furto) sono regolate contrattualmente. Uscite di stock, resi e smaltimenti sono documentati, con riferimento a lotti/seriali per soddisfare requisiti di compliance e audit.
Prezzi e condizioni
I clienti aziendali ricevono condizioni su misura per le loro esigenze. Possiamo definire condizioni per azienda, sede o centro di costo. Regole di spedizione e minimi d’ordine sono impostati in modo economicamente sensato e comunicati chiaramente nell’account. L’obiettivo è che budgeting e approvazioni si basino su informazioni trasparenti, senza sorprese in fattura.
Reporting
Per la gestione e l’audit forniamo analisi sui consumi e sull’assortimento, suddivise per unità organizzative e periodi. Gli export per finance/controlling sono disponibili in formati pratici; i report ricorrenti vengono inviati periodicamente. In caso di deviazioni dagli obiettivi, identifichiamo le cause (cambi di assortimento, processi, fattori esterni) e proponiamo misure con scadenze e responsabilità.
Supporto
Durante l’acquisto è disponibile un supporto diretto. I resi seguono un processo RMA unificato; dove opportuno, consolidiamo i resi con le consegne successive. Nei progetti, un referente fisso rimane responsabile – dal rilevamento del fabbisogno fino all’accettazione. Questo riduce i passaggi e garantisce la tracciabilità.
Sostenibilità
Il nostro sistema di gestione ambientale è certificato ISO 14001:2015. Puntiamo alla riduzione prima che alla compensazione: meno tragitti, imballaggi adeguati, riutilizzo dei contenitori. Per le emissioni inevitabili selezioniamo progetti secondo standard riconosciuti (Gold Standard, Verified Carbon Standard). Maggiori informazioni sulla sostenibilità sono disponibili qui.
Protezione dei dati e sicurezza
I dati personali e degli ordini vengono trattati secondo la legge svizzera; dove applicabile, rispettiamo il GDPR. Concetti di accesso e diritti, logging e verifiche periodiche fanno parte integrante. Per le integrazioni con piattaforme di terze parti, forniamo garanzie tecniche e contrattuali.
Onboarding
L’avvio comprende la configurazione dell’account aziendale, l’integrazione di indirizzi, centri di costo e condizioni, nonché – se richiesto – il collegamento al sistema di approvvigionamento. Prima del go-live eseguiamo un test end-to-end completo, dall’ordine alla fattura. Successivamente inizia l’operatività regolare; le modifiche a assortimenti, workflow o report vengono implementate in modo iterativo.
