Depuis 1953, Ofrex fournit aux entreprises en Suisse tout ce dont les postes de travail ont besoin. Aujourd’hui, nous regroupons un assortiment à la fois très large et très profond dans une boutique conçue pour les achats quotidiens. À titre indicatif, plus d’un demi-million de produits sont disponibles, avec une grande disponibilité. Nous expédions actuellement plusieurs centaines de milliers de livraisons par an à des clients B2B dans toute la Suisse.
Assortiment
Notre assortiment couvre les principaux besoins du lieu de travail : fournitures de bureau, papier et consommables d’impression, accessoires et périphériques informatiques, hygiène et nettoyage, restauration sur le lieu de travail, ainsi que mobilier de bureau. Nous proposons en complément deux domaines de prestations distincts mais complémentaires : imprimés (cartes de visite, papier à en-tête, formulaires, étiquettes, tampons) et articles promotionnels avec personnalisation conforme à l’identité visuelle. Pour les articles en série soumis à des changements fréquents, nous gérons les articles de remplacement et de suivi afin de garantir la continuité des commandes.
Comptes d’achat
Les entreprises disposent d’un compte central avec gestion des utilisateurs et des droits. Les rôles typiques sont acheteur, approbateur et administrateur. Les centres de coûts, sites et adresses de livraison sont gérés séparément ; les validations peuvent être rendues obligatoires par panier. Si nécessaire, nous adaptons les assortiments par site ou par équipe, définissons des articles bloqués ou obligatoires ou configurons des positions standard conformes à l’identité visuelle pour accélérer et harmoniser les commandes.
E-Procurement
De nombreux clients accèdent directement à notre assortiment depuis leurs systèmes d’approvisionnement. Nous supportons les catalogues PunchOut sur les principales plateformes telles que Coupa, SAP Ariba, Onventis, Tradeshift, Veenion ou Newtron et utilisons les protocoles standards (OCI, cXML). Les flux classiques EDI/XML (par ex. OpenTrans) sont également possibles. Commandes, confirmations, bons de livraison et factures sont échangés électroniquement ; les catalogues peuvent être structurés selon les standards UNSPSC/eCl@ss. L’objectif est d’éviter les ruptures de médias et d’automatiser proprement les enregistrements.
Logistique
Les délais de livraison varient selon le mode d’expédition. Les articles en stock sont généralement expédiés très rapidement ; pour les livraisons directes, nous communiquons des délais réalistes et les mises à jour de statut. Les cut-offs sont dépendants des fournisseurs et sont définis lors de l’onboarding et du lancement du projet. Les informations de suivi sont fournies par transporteur et par fournisseur, lorsqu’elles sont disponibles.
L’assortiment principal à forte rotation – papier, toners, articles d’hygiène, périphériques informatiques et fournitures de bureau standards – est stocké de manière centralisée ; les articles moins fréquents ou volumineux sont gérés directement depuis l’entrepôt fournisseur. L’approvisionnement est basé sur des stocks de sécurité et seuils d’alerte ajustés selon les consommations réelles et les tendances saisonnières. Les entrées/sorties sont gérées par code-barres et traçables, les informations de stock et ETA sont affichées dans la boutique. Pour les déploiements, contrats-cadres et besoins récurrents, des stocks tampons ou quotas d’appel peuvent être définis.
Imprimés et articles promotionnels
Les imprimés et articles promotionnels suivent des processus distincts : modèles clairs, étapes de contrôle et de validation définies, échantillons sur demande, données de production conformes à la charte graphique, livraisons groupées aux sites centraux ou tournantes aux sites locaux. Cela permet de gérer relances et réimpressions sans détour. Des standards sont disponibles pour les articles récurrents afin de commander sans intermédiaire d’agence.
Stockage des articles clients
Sur demande, nous stockons les articles propres aux clients dans un segment séparé avec identification claire au niveau bin et une logique de numérotation spécifique. Nous assurons la réception, le contrôle d’identité et de quantité, la mise en quarantaine qualité si nécessaire, la gestion continue des stocks (FIFO/FEFO pour les produits à date de péremption), des inventaires périodiques, ainsi que le pick/pack/expédition selon SLA. Les données de stock et mouvements sont mises à jour quotidiennement ; les seuils minimum, prévisions et quotas d’appel sont définis conjointement. Les frais de stockage, manutention et emballage sont facturés de manière transparente. Assurance et responsabilité (incendie/eau/vol) sont contractuellement définies. Sorties de stock, retours et éliminations sont documentés, avec suivi des lots/numéros de série pour répondre aux exigences de conformité et d’audit.
Prix et conditions
Les clients professionnels bénéficient de conditions adaptées à leurs besoins. Nous pouvons paramétrer ces conditions par entreprise, site ou centre de coûts. Les règles d’expédition et valeurs minimales de commande sont définies de manière économique et communiquées clairement dans le compte. L’objectif est que la budgétisation et les validations reposent sur des informations transparentes, sans surprise lors de la facturation.
Reporting
Pour la gestion et l’audit, nous fournissons des analyses de consommation et d’assortiment par unités organisationnelles et périodes. Les exports pour finance/contrôle sont disponibles dans des formats pratiques ; des rapports récurrents peuvent être envoyés périodiquement. En cas d’écart par rapport aux objectifs, nous identifions les causes (changements d’assortiment, processus, facteurs externes) et proposons des mesures avec délais et responsabilités.
Support
Un support direct est disponible pendant l’achat. Les retours passent par un processus RMA unifié ; lorsque c’est pertinent, nous consolidons les retours avec les livraisons suivantes. Pour les projets, un interlocuteur fixe reste responsable – de l’analyse des besoins jusqu’à la validation. Cela réduit les allers-retours et garantit la traçabilité.
Durabilité
Notre gestion environnementale est certifiée ISO 14001:2015. Nous privilégions la réduction à la compensation : moins de trajets, emballages adaptés, réutilisation des contenants. Pour les émissions inévitables, nous sélectionnons des projets selon des standards reconnus (Gold Standard, Verified Carbon Standard). Plus d’informations sur la durabilité sont disponibles ici.
Protection des données et sécurité
Les données personnelles et de commande sont traitées selon le droit suisse ; le RGPD est pris en compte lorsqu’il s’applique. Les concepts de droits d’accès, journalisation et audits réguliers en font partie intégrante. Pour les intégrations avec des plateformes tierces, nous mettons en place des garanties techniques et contractuelles.
Onboarding
Le démarrage comprend la configuration du compte entreprise, l’intégration des adresses, centres de coûts et conditions, ainsi que – si souhaité – la connexion à ton système d’approvisionnement. Avant le go-live, nous effectuons un test complet de bout en bout, de la commande à la facture. Ensuite, le fonctionnement régulier commence ; les ajustements d’assortiment, de workflows ou de rapports sont mis en œuvre de manière itérative.
